L’espace de travail : quelle place dans une vision managériale ?

À l’heure où le rapport au travail est en pleine évolution, quelle importance et quel soin accorder aux espaces de travail ?
Cette question était au cœur de notre rencontre-conférence, qui avait lieu dans les nouveaux bureaux de l’entreprise biotech EyeD Pharma ; un lieu idéal pour réfléchir à l’impact des environnements de travail sur la productivité, la créativité et le bien-être des équipes.

La rencontre a commencé par une visite des espaces de travail, conçus par le Bureau d’Architecture Greisch (BAG) et le bureau de design Twodesigners. Une belle entrée en matière, pour illustrer la discussion entre nos deux orateurs du jour : Mélanie Mestdagt (CEO d’EyeD Pharma et d'UniD Manufacturing) et Grégory Jemine (Chercheur et chargé de cours au LENTIC, HEC-Liège).

Mélanie Mestdagt nous a présenté sa vision pour l’aménagement du bâtiment, et comment celui-ci s’intègre dans sa vision managériale « Ensemble on va plus loin » (formule que l’on peut d’ailleurs retrouver affichée à plusieurs endroits du bâtiment), afin de refléter les valeurs et les projets de l’entreprise.

L’objectif premier, qui s’est révélé être un vrai challenge, était de rassembler les deux pans de l’activité de l’entreprise en un seul lieu : une partie production (avec ses règles de production pharmaceutique strictes) et une partie administrative/bureaux. La règle d’or : que tout le monde se sente comme chez soi dans ces bureaux.
Pour faire coexister ces deux mondes et créer un sentiment d’unité, les espaces ont été pensés pour favoriser les interactions entre ces métiers qui ne se rencontrent habituellement que très rarement (notamment grâce à un coin café commun).

Mais comment garantir que des espaces, pensés sur plans, fonctionnent dans la réalité ? Rien ne le permet réellement ; tout dépend de la dynamique du personnel qui va s’approprier les espaces et des habitudes qui vont s’y créer.
Afin d’offrir un cadre de travail qui corresponde aux attentes de ses employés, Mélanie Mestdagt a tenu à les inclure dans cette réflexion, notamment à travers des sondages qui ont permis de recueillir plusieurs suggestions.

La CEO nous a présenté quelques points auxquels elle a été attentive :

• Pas de grands open spaces et maximum 3 personnes par bureau, afin que chacun se sente chez soi ;
• Pas de distinction dans l’attribution des bureaux : les directeurs partagent aussi leur bureau avec leur équipe ;
• Une répartition des bureaux en fonction des besoins des départements et des interactions entre ceux-ci ;
• Créer des zones informelles, mixtes et individuelles (petits salons, booths, salles de réunions…) ;
• Observer la dynamique des équipes, afin d’éviter qu’une personne se retrouve seule dans un bureau de plusieurs personnes ;
• Prendre en compte l’environnement des bureaux, situés dans les bois du LIEGE science park, et pouvoir bénéficier de la nature avoisinante comme si on travaillait dehors (un autre challenge, qui peut sembler anodin, a été de pouvoir offrir la possibilité d’ouvrir les fenêtres des bureaux, ce qui n’est pas conseillé énergétiquement parlant).

L’aspect environnemental du bâtiment a également été un point d’attention :

• Un système de ventilation permet de réguler la température des différents espaces et ainsi de ne pas chauffer des bureaux vides (liés au télétravail) ;
• L’exposition du bâtiment afin de ne pas avoir de grandes baies vitrées exposées plein sud (et donc éviter d’installer un système de climatisation) ;
• Des lumières automatiques dans les espaces communs, avec une coupure automatique après un certain temps sans passage.

En offrant ainsi un maximum de confort à ses équipes, l’aménagement du lieu en devient un outil de facilitation pour l’attraction et de rétention des talents, mais aussi un argument auprès de potentiels partenaires.

Grégory Jemine (Chercheur en sciences sociales et spécialiste, entre autres, de NWoW (New Ways of Working), nous a ensuite livré son point de vue, s’appuyant sur ses différentes observations et le corpus scientifique en la matière. Il a notamment rappelé que, bien entendu, l’environnement de travail est avant tout un outil au service du management.
Les tâches réalisées dans le cadre du travail sont des facteurs de motivation, et l’environnement de travail un facteur de satisfaction ; les deux sont complémentaires. Tout miser sur l’environnement serait vain, si le contenu n’est pas à la hauteur (en termes de motivation).

Répondant aux questions des participants quant au choix des modèles open spaces ou non, le chercheur a partagé le constat d’une vague de mises en garde par rapport aux grands plateaux de travail partagé. « En termes de gestion, un bâtiment comme celui-ci envoie un message très clair : il décloisonne les différents profils et donne du sens au présentiel, contrairement aux grands espaces où tout est partagé et où on ne peut être sûr d’avoir une place en arrivant le matin. Le message envoyé aux collaborateurs est très différent selon que l’on opte pour tel ou tel aménagement des espaces … ».
Les open spaces vont à l’encontre des sentiments d’intimité acoustique et visuelle qui contribuent au bien-être des travailleurs, ce qui explique pourquoi on revient en arrière par rapport à ce format.

Enfin, quant à l’attribution d’espace de bureau personnalisé (par opposition à la logique des flex desk), bien que la généralisation du télétravail, notamment, laisse des bureaux vides, et qu’une logique économique justifierait de réduire les espaces ainsi « bloqués », l’expérience démontre que l’espace personnalisé d’un travailleur contribue pourtant bien à son bien-être. C’est donc une donnée à bien réfléchir …

Et de souligner encore qu’il est illusoire de croire que changer simplement les espaces de travail, permet de créer de nouvelles dynamiques collaboratives. En effet, ici aussi, c’est bien le contenu du travail qui prime sur l’environnement.
Tous points qui ont suscité les acquiescements de Mélanie Mestdagt.